Evelien van den Bossche - Compliance Officer Sustainable Procurement

Onderweg naar een afspraak realiseerde Evelien zich de gevolgen van de 100 km/u maatregel voor haar persoonlijk: in het vervolg eerder van huis. Het begin van vele veranderingen waarmee we te maken krijgen als gevolg van het overschrijden van planetaire grenzen. Voor haar een extra motivatie om voorbereid te zijn op die onvermijdelijke veranderingen voordat alles door anderen bepaald wordt.

Mensen zien vaak niet direct het verband tussen duurzaamheid en de telecomsector. Bij duurzaamheid denkt men eerder aan fabrieken met rokende schoorstenen, niet aan datacenters. We zien een exponentieel stijgende vraag naar data door alle muziek- en videostreaming én door vergaderingen die nu via videoconferencing plaatsvinden. KPN faciliteert dat met datacenters vol elektronische apparatuur, masten en duizenden kilometers kabels onder de grond. Het effect op het milieu van al deze grondstoffen en het stroom en waterverbruik verplicht ons na te denken en stappen te ondernemen om de telecomsector duurzamer te maken. De ambitie van KPN? Minder en groen energieverbruik en nagenoeg geen afval meer.

Wat is de rol van de inkoper in circulair inkopen?

In de praktijk zien we dat successen behaald worden als we verschillende partijen in de keten met elkaar in contact brengen. De inkopers hebben hierin een sleutelpositie. Vanuit een adviserende rol kunnen zij het onderwerp circulariteit bespreekbaar maken binnen het bedrijf en bij de leveranciers. De inkoper kent de maatschappelijke trends en marktontwikkelingen, weet wat de circulaire ambities van leveranciers zijn én kent de vragen en wensen van interne opdrachtgevers. Door de juiste én kritische vragen te stellen en echt in gesprek te gaan, weet de inkoper de circulaire ambities en bedrijfsstrategie te vertalen naar de keten. Dit heeft er bij ons inmiddels toe geleid dat wij producten hebben gecontracteerd die niet alleen voldoen aan onze financiële en technische eisen en tegelijkertijd een bijdrage leveren aan onze duurzame ambities.

Welke kennis en informatie heeft de inkoper daarvoor nodig?

Voor scholing hebben we de samenwerking gezocht met het inkoopkennisnetwerk NEVI en hebben onze inkopers onder andere de opleiding ISO 20400 Duurzaam inkopen gevolgd.

Voor de juiste informatie over leveranciers maken wij gebruik van het EcoVadis CSR-assessment. Deze onafhankelijke partij heeft van pakweg 50.000 leveranciers wereldwijd duurzaamheidsinformatie verzameld én geverifieerd. Zo weten wij of we op bedrijfsniveau met een duurzame partij van doen hebben. De volgende stap is om op productniveau - de modem, afstandsbediening, zendmasten maar ook die grijze kastjes op straat - materiaalpaspoorten te maken zodat we tot in detail de (materiaal)samenstelling en milieu-impact kunnen meten én gaan verbeteren. Belangrijke stappen om onze circulaire doelstelling voor 2025 - 100% van alle onderdelen en grondstoffen van de netwerken klantapparatuur kan dan worden hergebruikt of gerecycled - een extra impuls te geven.

Onze volgende stap is om meer data gedreven te gaan werken. We zetten daarbij publiek toegankelijke data in, denk aan data over de lucht- of waterkwaliteit in een bepaalde regio, en ook data over inbreuken op arbeidsomstandigheden. Die data helpen ons om keuzes voor leverancierskeuzes te maken. Het koppelen van de data en de analyses geeft veel inzicht in onze duurzame voetafdruk en dat kan leiden tot andere leverancierskeuzes. Dat vergt andere competenties van een inkoper: beter ontwikkelde soft skills en kunnen analyseren, adviseren en partijen samenbrengen.

““De milieu-impact van grondstoffen, stroom- en waterverbruik verplicht ons de telecomsector duurzamer te maken.””

Jullie hebben in eerste instantie geen harde circulaire eisen in leverancierscontracten opgenomen. Hoe hebben jullie het wel aangepakt?

In samenwerking met onze leveranciers hebben we een circulair manifest opgesteld. Hierin geven we wederzijds commitment af om gezamenlijk te kijken waar en hoe we kunnen verduurzamen, op welke termijn en welke ketenpartners daarbij nodig zijn. Denk aan verbeteringen in reductie, hergebruik en recycling van materialen en energie-efficiëntie. Zo’n manifest bevat geen harde eenzijdige eisen maar wel stevige ambities en zorgt ervoor dat leveranciers mee willen werken.

Wat daarbij ook helpt, is om een onderzoeksinstelling toe te voegen aan het manifest waardoor het samen verduurzamen in de onderzoeksfeer blijft. Samen met de TU Delft organiseren we workshops met leveranciers uit verschillende sectoren om kennis te delen en zo de keten te verduurzamen. KPN is een relatief kleine partij en dat maakt het voor grote leveranciers makkelijker om onder de radar samen onderzoek te doen naar duurzame oplossingen.

Om onszelf en alle leveranciers aan te moedigen daad bij het woord te voegen, hebben we van de lancering van het manifest een persmoment gemaakt. Zo hebben we voor onszelf externe druk gecreëerd om de doelstellingen ook waar te maken. Inmiddels kunnen steeds meer leveranciers circulair leveren en producten retour nemen en zijn we nu zover dat we circulaire eisen in contracten op kunnen gaan nemen. Door deze intensieve ketensamenwerking hebben we al verschillende successen behaald. Een voorbeeld hiervan is de nieuwste tv-ontvanger en afstandsbediening. De cover van de ontvanger bestaat uit nagenoeg 90% gerecycled plastic en de zwarte onderkant van de afstandsbediening uit 100%. En samen met onze partner hebben we vorig jaar 76% van alle modems en settopboxen hergebruikt en/of gerecycled. Dat levert niet alleen een minder negatief milieueffect op - we moeten nog berekenen hoeveel CO2 precies -, maar ook een kostenbesparing omdat het retour- en herstelproces goedkoper is dan het nieuw fabriceren.

Hoe hebben jullie circulariteit in het inkoopproces verankerd?

Leveranciers die met ons willen samenwerken, moeten allereerst voldoen aan onze eisen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen, denk aan milieu-eisen, mensen- en arbeidsrechten en duurzaamheid. De eisen hiervoor hebben we samen met andere telecompartijen opgesteld op basis van internationale normen en richtlijnen van onder andere de ISO, de kernverdragen van de International Labor Organisation en het handvest van de Verenigde Naties. Deze zijn allen opgenomen in onze Supplier Code of Conduct die leveranciers moeten ondertekenen. Om een gevoel te krijgen bij de leveranciers vragen we ze onder andere naar hun milieubeleid, of ze CO2-uitstoot meten et cetera.

““We zetten publiek toegankelijke data in om keuzes voor leveranciers te maken.””

Het is essentieel dat we inzicht hebben hoe circulair de producten zijn die we inkopen. In het tenderproces vullen de partijen een circulaire vragenlijst in met vragen over de materialen die in producten zijn gebruikt, hoe eenvoudig producten te repareren zijn, of de leverancier reserveonderdelen levert en hoe recyclebaar materialen zijn. Ter controle vragen we letterlijk de ‘bill of materials’ van een product op. Daarnaast stellen we vragen over de levenscyclus van het product. We willen het levenseinde zo lang mogelijk uitstellen, het liefst zelfs voorkomen, maar op een gegeven moment is bijvoorbeeld een modem verouderd en komt deze naar ons retour. Voor we met een leverancier in zee gaan, vragen we daarom naar hun terugnamebeleid en laten we hen ook rapporteren over daadwerkelijk teruggenomen en gerecyclede aantallen. Op die manier kunnen we er redelijk zeker van zijn dat alles dat we straks retour sturen ook daadwerkelijk hergebruikt of gerecycled wordt en niet alsnog bij het vuilnis beland. Tot slot stellen we vragen over het energieverbruik en de energie-efficiëntie van apparaten. De antwoorden op alle vragen levert een circulaire score op waarbij we bij een voldoende hoge score een relatie met de leverancier kunnen aangaan. Dit is nog geen automatische weging: per project is er een stuurgroep die de kwali- en kwantitatieve score en onderliggend bewijsmateriaal weegt.

Hoe weet je of je leveranciers daadwerkelijk aan de normen en eisen voldoen?

““We stellen vragen over de levenscyclus en vragen de ‘bill of material’ op.””

We hebben ons met meerdere internationale telecombedrijven verenigd in de Joint Audit Cooperation. Een samenwerkingsverband waar we gezamenlijk leveranciers auditeren: we voeren namens onze concurrenten duurzaamheid audits uit bij gemeenschappelijke leveranciers en vice versa. Zo vergroten we onze slagkracht. Ook wisselen we in dit verband onderling kennis en ervaring uit op gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen en trekken we gezamenlijk op met bijvoorbeeld de Ellen MacArthur Foundation, ISO en de branchevereniging ITU om de keten duurzamer te maken. Zo hebben we samen een set criteria voor duurzame telecomtenders ontwikkeld. Dat geeft duidelijkheid voor telecomleveranciers wereldwijd en wat ons betreft wordt dat de wereldwijde standaard.

Tegen welke belemmeringen loop je op in het circulair willen worden in het inkoopproces?

We moeten groeien van een lineair naar circulair model. Hiervoor hebben we de samenwerking van alle partijen in de keten nodig en dat is een uitdaging, met name om inzicht te verkrijgen waar alle grondstoffen en componenten vandaan komen. Het is belangrijk om niet met alle leveranciers individueel het gesprek aan te gaan maar gezamenlijk kennis en ervaring te delen zodoende gezamenlijk meer duurzame oplossingen door de keten heen te ontwikkelen.”